La gouvernance des actifs numériques est devenue un sujet clé pour bon nombre d’entreprises, petites ou grandes. Car la transformation numérique a fait exploser le volume de contenus. Ils viennent désormais de tous côtés et dans tous les formats. Comment les organiser ? Comment suivre leur cycle de vie ? Comment les partager et les interconnecter ? Et surtout comment permettre à chaque acteur de retrouver les bonnes ressources au bon moment ?

Cette infobésité a généré une prolifération de solutions technologiques ouvrant un champ des possibles très vaste, trop vaste. Quel sera l’écosystème le plus adapté pour gérer tous les ressources nécessaires à votre activité ? Faut-il privilégier une solution de Digital Asset Management, de GED, ou une solution plus globale d’ECM ? En réalité, probablement un mix de tout cela à la fois… Et si vous ne savez pas par où commencer, le périmètre fonctionnel de l’application Zéphyr Espaces numériques vous permettra d’y voir plus clair.

Avec une approche tout-en-un, cette solution va permettre à vos collaborateurs de mieux s’organiser en fluidifiant le partage de leurs actifs numériques et en rassemblant dans des référentiels communs tous les contenus, des livres au format PDF jusqu’aux vidéos streamables, en passant par les photos, les sons, et les fichiers bureautiques.

L’enjeu étant d’organiser vos collections numériques au sein d’un système numérique ouvert, au lieu d’intégrer à votre architecture informatique plusieurs logiciels et d’essayer de les rendre interopérables (chevauchement fonctionnel, authentifications et référentiels utilisateurs séparés, API incompatibles, etc.).

10 clés pour gagner en agilité et réussir la régie de vos actifs numériques

Avec l’application Zéphyr Espaces numériques, vous combinez les avantages des solutions de GED et de DAM, et pouvez imaginer de nouveaux services pour vos collaborateurs grâce à de nombreuses possibilités de configuration :

• Rapidité et flexibilité de mise en œuvre. Vous pouvez créer autant d’espaces numériques que nécessaire (par thématiques, par entités, par fonctions par exemple). Chacun pouvant agir dans un ou plusieurs référentiels, et effectuer des recherches transversales à l’ensemble des espaces qui lui sont ouverts.
• Indexations multidimensionnelles. L’idée étant d’organiser au mieux les espaces numériques en décrivant l’ensemble des contenus dans différents calques d’indexation (agrégats, facettes et tags de recherche).
• Interface utilisateur intuitive et allégée. Articulée autour d’un plan de classement intelligent (PCI), vous pouvez ajouter par simple glisser-déposer des fichiers par lots dans une ou plusieurs arborescences de classement. Une même ressource peut alors être raccrochée à plusieurs niveaux, sans être dupliquée. En fonction de règles prédéfinies par l’administrateur, le PCI va automatiser certaines actions (informer les autres membres du service de la disponibilité d’une ressource ou tracer une ressource dans toutes ses versions successives) et permettre à vos collaborateurs de se centrer sur ce qui compte vraiment pour l’organisation.
• Sécurité des données. C’est vous qui décidez des droits et permissions de téléchargement, d’édition, de consultation sur chacun des actifs produits, en fonction des profils utilisateurs ou des groupes d’utilisateurs, et qui contrôlez ainsi leur confidentialité et leur distribution.
• Partage des contenus. Vous pouvez inviter des utilisateurs internes comme externes à collaborer sur certains contenus selon différentes modalités, par le biais d’un lien dans un mail ou par un formulaire direct dans une page web par exemple.
• Pilotage des activités via des tableaux de bord. Vous visualisez la liste des ressources auxquelles l’utilisateur a accès, les statuts de diffusion et l’historique des modifications. Tous ces dashboards sont disponibles dans le bureau de travail virtuel vous indiquant en temps réel les informations de suivi.
• Recherches étendues et croisées. Vous pouvez combiner des recherches fulltext et des recherches avancées dans les différents espaces numériques grâce à des algorithmes de pertinence éprouvés et à l’extraction automatique des métadonnées intégrées (XMP, IPTC, EXIF, etc…).
• Suggestions dynamiques. Des liens connexes vers d’autres contenus vous sont proposés contextuellement à partir d’une recherche ou par proximité avec des ressources déjà disponibles sur les différents espaces du portail.
• Applications mobiles. Push d’une sélection de contenus vers des collaborateurs nomades en fonction de leurs centres d’intérêts.
• Lecteurs médias embarqués. La consultation et la diffusion de ressources photos et vidéos se fait directement dans un navigateur sans installation de plugins supplémentaires.

Avec l’application Zéphyr Espaces numériques, nous allons finalement beaucoup plus loin que la plupart des solutions de GED et nous élargissons le champ d’action courant du DAM. Avec toujours cette même volonté d’unifier et de mobiliser toute l’organisation pour réinventer de nouveaux business models. Avec la difficulté supplémentaire qu’à l’heure du numérique les métiers évoluent très vite… Être beaucoup plus réactif qu’autrefois oblige aussi à choisir un prestataire qui se repose sur de nouvelles méthodes de gestion, plus agiles et plus souples. Être en rupture avec les pratiques classiques incapables de détecter de nouvelles opportunités et de faire converger initiatives individuelles et objectifs collectifs.