Digital asset management

En plus de leur archivage électronique, la solution Records management vous apporte la possibilité d’assurer une gestion électronique de documents, avec des fonctionnalités de workflow pour la mise en œuvre de circuits de publication, de validation des procédures qualité. Cette solution est par ailleurs disponible sur support amovible.

Gestion électronique de documents (GED) avec indexation optimisée

Elément clé du record management, le module GED assure l’indexation de vos fonds documentaires. Il vous permet de :

  • Associer tout type de document aux notices descriptives lors de l’enregistrement de la notice. Les documents numériques de type « texte » sont indexés pour faciliter des recherches en texte intégral sur le contenu. De même, trois définitions (vignette, écran, haute définition) des images associées sont générées pour leur affichage dans les formulaires, selon le contexte.
  • Mettre en œuvre des circuits simples de dépôt de documents sans alerte ni changement automatique de statut, dont les étapes standard sont :
    • dépôt
    • vérification/validation
    • approbation/diffusion
  • Saisir du texte riche grâce au composeur de texte inclus dans la solution pour la production de produits documentaires (revue de presse, dossier thématique …) et assurer la saisie des champs notes, sommaires, résumés, dans les notices descriptives.

 

Worflow pour un travail collaboratif rigoureux

Complémentaire au module GED, le module WorkFlow documentaire assure les transmissions de documents entre utilisateurs de Cadic Intégrale. Il permet de suivre suit le circuit de validation dans un contexte de travail collaboratif. Le statut des documents aux différentes étapes de saisie et de validation, les numéros de versions, les règles et procédures de transmission entre les acteurs du workflow, la gestion du cycle de vie sont autant d’éléments soumis au suivi. De plus, celui-ci est automatisé : vous pouvez optimiser et rationaliser les flux de travail où les documents, les informations et les tâches sont transmis d’un participant à l’autre selon des règles et des procédures définies.
Ce module possède des règles de saisie propres à la gestion de circuit de validation. Celles-ci sont paramétrables dans les formulaires de chaque étape et conditionnent l’avancement du statut des documents dans le circuit et les alertes aux utilisateurs selon leur rôle dans le circuit.

Un circuit de document suit en général les étapes suivantes :

  1. Un « auteur » dépose un document et initialise un Workflow de publication.
  2. Le document suit un circuit de validation de « N » étapes. Chacune de ces étapes est validée ou invalidée par les différents acteurs du workflow selon leur rôle dans le circuit. Ces intervenants peuvent être avertis par mail de la réception du document à valider, enrichir son contenu, effectuer des remarques, etc.
  3. Le document est diffusé pour des profils précis d’utilisateurs, en appliquant les droits d’accès associés au document.

 

Voir le cas client

Nous avons été très bien accompagnés et conseillés. J’ai beaucoup apprécié la méthode de gestion de projet utilisée, qui donne un cadre sécurisant et garantit le respect des délais. Résultat : la livraison est en tout point conforme à ce que l’on avait imaginé !

Flore BenardResponsable culturel et bibliothèque à l’Alliance Française

CdVd (Publication sur support amovible) pour une utilisation sans contrainte

Vous êtes en situation de mobilité ? Avec CdVd, nous vous offrons la possibilité de réaliser des applications sur support externe (CD-ROM et DVD-ROM) et de consulter tout ou une partie de vos fonds documentaires sans accès distant à l’application, avec toutes les fonctionnalités de recherche de Cadic Intégrale (recherche, consultation, navigation, multimédia et gestion de droits)

La mise en œuvre est facile car ne nécessite aucun apprentissage. Elle se fait de la même manière que votre site ou votre portail Cadic Intégrale habituel.
En outre, vous pouvez :

  • Filtrer des documents que vous souhaitez diffuser dans votre application.
  • Générer une nouvelle édition de l’application en lançant une procédure de mise à jour.
  • Échanger avec le serveur Cadic Intégrale de façon automatique selon des critères d’extraction dynamiques (dates des documents, etc…), ou de façon incrémentale pour ne transférer que les modifications et nouveautés.

 

 

Archivage des tables pour une méthode de conservation sans faille

Le module Archivage des tables donne la possibilité d’effectuer l’archivage total ou partiel des bases documentaires et des documents de GED associés. Ce module propose trois types d’archivage :

  1. Création d’une nouvelle table dont la structure est identique à la table source.
  2. Récupération des fichiers et des notices de la table source par compression au format .zip. Toute la structure de la table est archivée.
  3. Récupération des notices au format .xml de la table source par compression au format .zip. Seules les notices sont archivées.

Les fonctionnalités suivantes sont disponibles pour un archivage sûr et efficace :

  • Archivage des tables en lignes
  • Archivage aux formats natif, xml, compressé (zip)
  • Copie des documents et images
  • Purge des tables
  • Stockage de vos bases d’archives sur support physique lors du couplage avec le module CdVd

Les autres expertises