Vos missions

Le rôle principal des Services des archives est de garantir la conservation des documents importants pour votre organisation, afin de les protéger contre la détérioration, l’altération ou la perte. Pour mener à bien cette mission, vous avez identifié plusieurs besoins.

Un outil hybride:

Vous souhaitez avoir la garantie d’une bonne gestion de tous les documents, des archives numériques (PV de conseils d’administration et brevets, délibérations, productions et assignation numérique…), aux archives physiques.

Facilité d’utilisation et interconnexion

Vous souhaitez maintenir le dialogue entre votre service des archives et les services versants ainsi que toutes les autres applications métiers, de type application financière, RH ou délibérations. Les versements doivent pouvoir être manuels, automatiques, automatiques avec contrôle, via API et via bus.

Les échanges entre le service versant et l’archiviste et inversement exigent de répondre à des problèmes précis ; avec quelles métadonnées utilisées et avec quelle volumétrie ?

Sécurité et durée dans le temps

Votre portail d’archive doit pouvoir :

• • vérifier l’identité du demandeur
  • avoir une fonction portail avec des fonctionnalités de recherche pour pouvoir facilement exploiter les données
  • permettre à l’utilisateur d’effectuer directement sa recherche (exploitation et interrogation des fonds) sans passer par l’archiviste

La pérennisation des documents signifie pour le service d’archives être capable de garder un document lisible pour les 50 prochaines années.Cet objectif de pérennité englobe plusieurs notions clés:

• • fiabilité des documents dans le temps
  • documents intègres et exploitables
  • authenticité

Notre ERP documentaire Zéphyr répond à tous ces besoins avec plusieurs fonctions:

 

Gérez l’ensemble de vos archives physiques et numériques

Assurez une gestion électronique de documents avancée avec un contrôle du dépôt, de la vérification, de l’approbation et de la diffusion ainsi qu’un accès à un workflow collaboratif pour une transmission facile des documents entre utilisateurs.

Alimentez vos bases documentaires internes, saisissez les données descriptives indexer votre contenu et suivez les différentes étapes de traitement des documents.