eXtenso
La plateforme documentaire collaborative
Objectifs
Mettre en œuvre la politique de Gouvernance de l’Information documentaire, avec ses spécificités par Direction, par circuit documentaire.
Pour cela, eXtenso fournit deux grands services :
- une plateforme collaborative pour élaborer, valider et partager des documents structurés, de la GED, des images, vidéos
« et en même temps »
- Un référentiel documentaire au sein de Zéphyr, organisé et classé, indexé finement et catégorisé, avec des documents versionnés, accessible via le portail documentaire de Zéphyr, ergonomique, flexible et diffusable sous de multiples formes.
La plateforme collaborative
A l’heure où les rôles de chaque professionnel de l’information sont multiples, nous avons opté pour une approche souple qui permette à tous, documentalistes, archivistes, multimédiateurs, veilleurs de coopérer ensemble.
Nous avons bâti un lieu digital, accessible en mobilité, où on trouve l’information, des fonctionnalités, des services et aussi des liens vers d’autres applications.
eXtenso n’a pas les contraintes d’un Workflow classique, il permet d’endosser plusieurs rôles, de faire évoluer en direct les circuits de validation, de modifier les structures des métadonnées, et de toujours être en lien avec les pages du portail utilisateur.
L’utilisateur réalise l’ensemble des opérations depuis une page unique, sans jamais avoir à naviguer. Tout est disponible directement, intuitivement.
Ainsi, chacun participe aux opérations de :
– Collecte (normes, abonnements, veille…)
– Capture (numérisation)
– Organisation et classement
– Description selon les normes propres aux métiers, aux types de documents
– Capitalisation & conservation pérenne, probatoire.
– Traçabilité
– Curation, Elimination des informations obsolètes selon les règles de conservation.
– Valorisation et Publication sur différents supports et sur le Portail, (avec les objectifs d’esthétique, ergonomie, clarté, accessibilité, et de partage)
– Diffusion via des newsletters, nos applications mobiles, et vers applications tierces.
– Protection des données personnelles : anonymisation,
eXtenso offre un grande ouverture avec des produits complémentaires comme :
- Rédaction collaborative (Office 365, Google Drive)
- Signature et parapheur électronique
- Gestion du courrier
- messagerie instantanée et messagerie
Les Services intégrés dans eXtenso
Une interface en une page unique qui donne un accès intuitif à tous les services. On y gère les dossiers, les métadonnées, les référentiels d’autorités, thesaurus, les la GED, le multimedia.
Et pour les gestionnaires les droits d’accès, les étapes du cycle de vie, les formulaires de saisie, les opérations d’ETL.
Plan de classement intelligent, pouvant déclencher des actions lorsqu’on y déplace des documents, des dossiers. Par exemple propulser à la UNE du portail les documents récents catégorisés dans certains dossiers, et répondant à certains critères, quand ils sont validés.
Formalisation des règles et des procédures qui régissent chaque cycle de vie
Droits d’accès fins : pour les dossiers, pour l’accès aux metadonnées descriptives, de gestion, aux documents bureautique et multimedia.
DAM complet avec les traitements associés aux images (extraction des métas, génération des vignettes, édition en ligne, streaming des vidéos, normalisation des formats, lecteurs embarqués)
ETL (Extract, Transform, Load) pour traiter les documents entrants et sortants, les transformer dans les format ad hoc pour soit les intégrer soit les délivrer à des sites, des applications ou plateformes tierces, etc.
Traçabilité : toutes les actions sont historisées, de la production à la consultation, et les contenus des documents sont tagguées au nom de l’utilisateur qui les télécharge.
plugin navigateur : qui analyse automatiquement la page web en cours, pour la référencer et la présenter, très utile notamment pour référencer des articles externes dans le référentiel documentaire
